O acervo mantido pela Funai abrange não apenas documentos e itens produzidos e recebidos ao longo dos 56 anos de existência da instituição, mas também o patrimônio cultural e documental incorporado pelos órgãos que lhe deram origem, como os fundos Comissão Rondon (1890-1935), Conselho Nacional de Proteção aos Índios (1939-1967), Fundação Brasil Central (1943-1967) e Serviço de Proteção aos Índios (1910-1967). Além disso, a Funai mantém conjuntos documentais adquiridos no âmbito do Programa de Documentação de Línguas e Culturas (Funai/Unesco), mantidos no Museu do Índio, no Rio de Janeiro.
De acordo com as normas divulgadas, a utilização dos serviços de arquivo da Funai é livre e gratuita para qualquer usuário, seja nacional ou estrangeiro. O acesso às informações e a solicitação de pesquisa ocorrem principalmente por meios digitais, através do endereço de correio eletrônico arquivo@funai.gov.br ou pelo Protocolo Digital disponibilizado no portal da Funai. Também é possível fazer a solicitação por meio de formulário de papel protocolado em qualquer unidade da Funai, para encaminhamento ao serviço de arquivo em Brasília.
A pesquisa à base de dados pode ser realizada pelo usuário, no caso de documentos públicos, ou solicitada à instituição, no caso de documentos ou itens restritos. O prazo para resposta é de 20 dias úteis, podendo ser prorrogado por até três vezes, dependendo da complexidade e extensão da pesquisa.
Outras regras estabelecidas incluem a disponibilização de cópias digitais de documentos, com acesso por até dois meses após a assinatura e envio de um Termo de Acesso e Responsabilidade. A reprodução em papel será cobrada, exceto para usuários que comprovem inviabilidade financeira.
Além de normas para acesso ao acervo, a Funai promoveu uma oficina de gestão documental para servidores do Ministério dos Povos Indígenas, com a participação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos e do Arquivo Nacional.
A divulgação, empréstimo e cópia de itens do acervo devem incluir o crédito institucional em todos os produtos resultantes do acesso à informação, além do envio de cópias dos exemplares de livros, teses, dissertações, reportagens e materiais de divulgação à Funai. O empréstimo de itens do acervo está restrito à realização de cópia, reprodução ou restauração do suporte original, mediante autorização das diretorias máximas do Museu do Índio ou da Diretoria de Administração e Gestão da Funai.
Com a divulgação das regras, a Funai reforça seu compromisso com a preservação e a gestão adequada do patrimônio histórico e cultural dos povos indígenas do Brasil. A instituição visa garantir o acesso à informação de forma transparente e responsável, permitindo que pesquisadores, estudiosos e interessados em geral possam explorar o acervo e contribuir para a preservação da história e cultura dos povos indígenas do país.
